Entreprise avec réseau de distribution : comment bien gérer sa communication interne?

Vous êtes une entreprise avec un réseau de distribution qui dispose d’un siège social et d’antennes en région ou à l’étranger ? Se pose alors pour vous la question de la communication interne et de tout ce qu’elle engage en termes de maitrise de l’information, de facilité d’accès et d’efficacité. Comment inscrire vos collaborateurs dans un processus d’adhésion des valeurs et des décisions… quand l’un exerce à Bordeaux, l’autre à Lille et que le siège social se trouve à Paris ou à Lyon ?  Communiquer avec ses clients c’est bien… mais communiquer avec ses équipes, c’est primordial ! Petit tour d’horizon des dispositifs de communication interne qui ont fait leur preuve.

Une bonne communication interne pour une motivation optimale des collaborateurs

La communication externe est la pierre angulaire de la réussite d’une entreprise, personne ne le contestera. Personne ne contestera non plus que cette réussite dépend aussi de la qualité de la communication interne. En informant en temps réel, l’entreprise construit un sentiment d’appartenance très précieux pour la cohésion des équipes et la productivité de chacun. Avec un circuit d’information fluide, on améliore la satisfaction globale des collaborateurs.

Quels outils de communication interne pour quel résultat ?  

Nous l’avons vu, la communication interne permet aux collaborateurs d’atteindre leurs objectifs autant sur le plan quantitatif que qualitatif. Chacun dispose des informations dont il a besoin : il se sent en phase avec l’entreprise ; de nombreux freins sont levés, la productivité augmente alors de manière presque naturelle.
Petit point sur les différents leviers de communication interne.

• Le journal ou la newsletter. Assez simple à mettre en place mais très chronophage, ce support peut prendre la forme d’une newsletter (print ou digitale) ou d’un journal mensuel avec informations, interviewes… Ce type de solution est très efficace ! Le seul petit bémol, c’est qu’il ne promeut pas la communication horizontale. L’information est descendante, elle n’est pas participative.
• L’affichage. Placer une affiche (la plus claire possible) dans un endroit fréquenté peut sembler très efficace… ce n’est pourtant pas le mode de communication interne le plus performant pour une entreprise de réseau de distribution. Dans ce contexte précis, l’affichage est laissé à l’appréciation des équipes en région quand il n’est pas totalement inapplicable puisque les collaborateurs ne disposent pas de bureaux physiques (les commerciaux en déplacement toute la semaine, par exemple.). L’affichage fera alors partie d’un processus d’information qu’il conviendra de compléter par d’autres techniques.
• Le livret d’accueil est remis aux nouveaux arrivants le jour de leur intégration. Il permet de s’imprégner des valeurs de l’entreprise, d’en comprendre le fonctionnement interne et de connaître toutes les règles qui en régissent la vie quotidienne. Attention toutefois, même s’il s’agit d’une boîte à outils indispensable pour développer le sentiment d’appartenance, il ne s’inscrit pas dans une communication proactive à long terme.
• Le blog interne. Souvent géré par le service communication, le blog facilite l’accès à l’information des collaborateurs. Les actualités sont mises rapidement à disposition des différentes cibles. On peut aussi imaginer, en plus des contributeurs dédiés, de confier les clés de quelques articles à des contributeurs circonstanciels sur des problématiques particulières.
• L’intranet est souvent réservé aux entreprises de moyenne ou grande taille. On trouve sur ce site interne, des informations et des outils à destination des collaborateurs… mais aussi des procédures à suivre ou des guides pratiques. Bref, tout ce que le collaborateur doit connaître et dont il a besoin. Par contre, comme pout la newsletter, il ne s’agit pas d’un espace collaboratif et les contributions ne sont pas encouragées.
• La plateforme collaborative. Espace de travail virtuel, elle permet à tous les acteurs de l’entreprise de partager de nombreuses sources et ressources… qu’il s’agisse d’information ou de tout autre support de communication, de contribution ou de partage. Elle présente de nombreuses fonctionnalités et un réel intérêt pour la direction comme pour les collaborateurs. Faisons le point.

Focus sur la plateforme collaborative

La plateforme collaborative a ceci de vertueux, qu’elle autorise un réel partage des informations et des ressources. C’est un espace de travail virtuel, un site qui centralise tous les éléments que requiert notre pratique professionnelle, qu’on soit au siège, en région ou dans une succursale. Pour faire simple, du côté informatif, elle met à disposition les communiqués internes, le règlement intérieur et les différentes prises de parole de la direction. Elle organise aussi, et c’est là l’une de ses grandes forces, la gestion de projets grâce à des solutions dédiées comme l’agenda partagé, les organigrammes, les ressources de comptabilité… Elle permet enfin de créer des formulaires pour les enquêtes et les études de marché. La liste est longue et non exhaustive : la plateforme collaborative est un dispositif personnalisable pour chaque besoins d’une entreprise.

Concrètement, à quoi sert-elle exactement ?

Concrètement, elle devient très vite indispensable dans les entreprises qui ont fait le choix d’en disposer. Quelques petits exemples…

• Exemple 1 : Les campagnes promotionnelles. La plateforme collaborative est une aide précieuse car elle met à disposition tous les supports de communication utiles à ce type d’actions.
  « Grâce aux solutions web to print, je télécharge les supports de communication dont j’ai besoin (cartes, affiches, flyers) ; et je les reçois dans ma boutique ».
• Exemple 2 : Les temps forts. Le calendrier renseigné en temps réel pour un suivi pertinent et efficace des événements utiles à l’animation des points de vente.
  « D’un seul coup d’œil, j’envisage les différentes actions à mener sur les prochaines semaines. J’anticipe, je suis plus efficace ! »
• Exemple 3. Le suivi des résultats. L’espace personnel pour visualiser en temps réel les résultats financiers grâce aux fonctionnalités statistiques. « Je renseigne mes résultats dans la plateforme, l’outil statistiques fait le reste. Je peux alors échanger avec mon responsable de secteur sur l’évolution de mes résultats. »
• Exemple 4. L’échange entre pairs. La gestion des projets communs, le partage des bonnes pratiques, des photos, des astuces… Poser des questions, lancer des débats, bref, communiquer avec les autres acteurs de l’entreprise.
  « La gestion de notre projet s’est trouvée grandement facilité. La plateforme est une aide précieuse pour gagner du temps et partager avec les autres collaborateurs qui sont géographiquement loin de moi. »

Nous pourrions multiplier les exemples et témoignages… la plateforme collaborative prend la forme que l’entreprise souhaite. Au fur et à mesure de son utilisation, elle s’adapte aux besoins. Opter pour une solution totalement personnalisée, c’est opter de manière assumée pour une meilleure gestion de l’information et s’appuyer sur une collaboration optimisée entre pairs. Résultat un gain de temps considérable pour tous et une meilleure productivité de l’entreprise.

Vous êtes convaincus de l’utilité de la plateforme collaborative ? Nous sommes là !

Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans ce projet stratégique. Ils sauront identifier vos besoins, vous proposer la meilleure solution pour votre entreprise et réaliser la partie technique de la plateforme. N’hésitez pas à nous contacter !